トラブル回避のための「打合せシート」

打合せ内容は全て文書に残す


工事を頼む業者が決まったら、工事の内容についての打ち合わせだけでなく、工事時間や貸与品の約束など細かい決め事がたくさん出てきます。
工事の追加や変更はもちろんのこと、こうした細々した決め事についても後から調整や変更が必要になることは少なくありません。
これらを安易に考え、口約束で進めてしまうと、「あの時そう言った」「聞いてない」「忘れてしまった」というトラブルが必ず起きます。
施主側、業者側、どちらに問題があるにせよ、こうしたトラブルが起きてしまうと、たとえそれが小さなことであっても後味が悪く、お互い不信感が生まれ、ついには大きな問題に発展してしまうこともあります。
そもそも、口約束で全ての交渉内容や合意事項を正確に覚えておくことは現実的ではありません。
解決法はただひとつ。
お互いが同席した打ち合わせだけでなく、立ち話や電話でのやり取りも、全てメモしておくことです。
メモした内容を記録するために「打ち合わせシート」というものがあります。
変更や決定事項があったら、こういうシトに全てを細かく書きとめ、それをコピーして施主と業者が1通ずつ持っているようにしましょう。
しっかりした業者、しっかりした担当者であれば、こういう基本をきちんと行っているはずです。
もし、忘れているようなら、施主の側から要求するなり、施主の側で文書をつくって渡すなりしてください。
これを徹底すれば、まずトラブルは起こりません。